Gestion Portefeuille Projets

Je vous partage aujourd’hui, la gestion de projets par portefeuille, vous trouverez les différentes étapes afin de constituer et gérer un portefeuille de projet.

Portefeuille Projet

A –  Prendre en compte le Plan Stratégique

  • Extraire les principes généraux
  • Extraire les objectifs
  • Rencontrer les dirigeants
  • Définir les priorités
  • Reformuler les axes stratégiques
  • Tenir Compte des projets en cours

B – Définir un plan d’actions

  • Axe stratégiques
  • Déterminer les actions
  • Prioriser les actions
  • Plan d’action entre les différentes priorités
  • Faire valider le plan d’actions

C – Convertir le plan d’action en Portefeuille

  • Choisir les responsables de portefeuille
  • Lister les grands projets
  • Déterminer le capacitif à réaliser le portefeuille
  • Arbitrer dans le choix des projets
  • Communiquer

D –  Construire les portefeuilles

  • Découper le portefeuille en projets
  • Définir les chefs de projets
  • réaliser un planning macro des projets
  • Arbitrer entre les projets

E – Construction des fiches Projets

  • Objectif du projet
  • Différents lots du porjet
  • macro planning du projet
  • Macro Budget du projet
  • Evaluation de la faisabilité du projet

F – Lancement des Projets

  • Présentation au chef de projet
  • Communiquer le portefeuille & le plan stratégique
  • Consolidation des projets au niveau portefeuille
  • Arbitrage entre les projets

G – Tableaux de Bord

  • Construire les tableaux de bord
  • Mettre à jour ls données par les chef de projets
  • mesurer les résultats des projets
  • Consolider les données

H – Réunion d’avancement

  • Réunion mensuelle
  • Focus sur un portefeuille (1 / Mois)
  • Présentation par les responsables de portefeuille
  • Communiquer les arbitrages

I – Bilan annuel

  • Comparaison début et fin année du portefeuille
  • Construire plan d’action
  • Communiquer

Les indicateurs de Performance de Projets

Les KPI (Key Performance Indicators) sokpi_projetnt des incontournables pour suivre la santé des projets et surtout la performance des projets et anticiper les écarts entre le prévisionnel et le réalisé.

Les indicateurs sont des ratios qui comparent le prévisionnel au réalisé, ce qui permet de mesurer les écarts et se rendre compte si l’on dérive en terme de Coût, charge, délai.

Voici quelques Indicateurs qui permettent de suivre la santé des projets :
Indicateurs sur les délais : Différence entre la durée de l’activité prévue et la durée effectivement réalisée.
Pour avoir un ratio : (Durée réelle-Durée prévue) / durée Prévue
Indicateurs sur les coûts : Comparaison du coût initial du projet avec le cout réel du projet. Cette mesure est de plus en plus suivie pour limiter les dépassement de budget
Pour calculer le ratio : (Cout réel – Cout Prévisionnel) / Cout Prévisionnel
Indicateur sur les ressources : Cette mesure permet d’identifier la performance des ressources sur les activités du projet. On compare le nombre de jours homme sur une activité par rapport au pourcentage de réalisation de la tâche.
Nombre de jours effectués x pourcentage réalisation de l’activité
Ce résultat doit être comparé au nombre de jours homme prévu pour réaliser cette tâche.
Cet indicateur va permettre d’identifier un éventuel écart avant la fin prévue de l’activité.
Indicateur Météo : cet indicateur peut-être représenté de différentes manières. Sur la base des différents indicateurs mesurés précédemment, la météo peut être défini pour :
– l’état de santé actuel ;
– la projection sur la suite du projet ;
c’est souvent ce dernier qui intéressent les responsables pour connaitre l’atterrissage du projet en terme de délai et de coût.
Il est nécessaire pour chaque indicateur de définir quel est le niveau qui donne un tendance bonne ou mauvaise.
Je définirai 4 états :
– Soleil : le projet suit son cours sur tous les indicateurs ;
– Soleil et nuage : un des indicateurs est dans une mauvaise tendance mais qui n’a pas d’impact sur la globalité du projet ;
– Nuageux : plusieurs indicateurs sont en dessous du niveau acceptable et l’on risque de dériver à la fin du projet ;
– orageux : tous les indicateurs ou l’un des indicateurs est fortement négatif, à la fin du projet, il va y avoir de gros écarts avec le prévisionnel ;
Suite à l’évaluation de la météo sur le projet, il est nécessaire de réaliser des actions afin que les indicateurs du projet rentre de nouveau dans des valeurs définies.

Méthode SCORE

La méthode SCORE : 5 questions clés pour bien cadrer un projet
poser_questions
Afin de bien définir le périmètre d’un projet, il faut être méthodique. Il est nécessaire de se poser les bonnes questions avant de se lancer dans l’aventure.
Symptômes : Qu’est qui justifie de se lancer dans un projet ? qu’est qui manque ? qu’est-ce qui ne fonctionne pas pour que ça marche ?
Cause : quels sont les origines du problème ? quelles sont les causes ? si les origines sont multiples identifier les causes multiples du problème.
Objectif : Quels le but à atteindre pour le demandeur et identifier la(les) solution(s) possibles ?
Ressources : Identifier les ressources et moyens nécessaires à l’atteinte de l’objectif. Identifier les risques et obstacles possibles.
Effets : Qu’est-ce que va apporter le projet tant positivement que négativement lors de sa mise en place ?