Une réunion commence à l’heure !

Afin de pouvoir commencer une réunion à l’heure, il faut éduquer les participants pour leur faire comprendre que vos réunions commencent toujours à l’heure.
Lors de la première réunion, même s’il y a des retardataires, il faut commencer la réunion. Lorsque ces derniers arriveront, vous leur ferez un résumé bref de ce qui c’est dit auparavant ou éventuelle

réveil_heure

ment redémarrer la réunion.

On ne pourra pas vous reprocher de commencer une réunion à l’heure, pour respecter le planning de chacun et de parcourir tous les sujets à aborder lors de cette réunion. Si le retardataire fait une remarque, vous pourrez expliquer que vous pensiez qu’il ne viendrai pas à la réunion.
Lors des réunions suivantes, il faut continuer à commencer à l’heure pour créer cette routine de réunions qui commencent à l’heure. Sinon, les retardataires habitué seront toujours en retard, et les collaborateurs ponctuels auront tendance à se présenter en retard se disant que de toute façon la réunion commencera en retard.
 
Une réunion se finit .. à l’heure !
Pour respecter l’agenda de tout le monde, il nécessaire qu’une réunion commence à l’heure, mais aussi quelle termine à l’heure, pour que les réunions suivantes ne soient pas pénalisées elles aussi.
C’est valable pour le contenu de la réunion mais également pour les réservations de salles, car rien de plus désagréable de se retrouver à la porte d’une réunion, car la précédente se prolonge.
Lorsque que l’on est l’organisateur de la réunion, il est important de maîtriser le temps sur les différents sujets de la réunion. En cas de contrainte d’un ou plusieurs participants, il faudra gérer la priorité des sujets à traiter pour être le plus efficient possible.
Afin de ne pas être pris au dépourvu, lorsque que vous avez des participants que vous savez qu’ils ont un emploi du temps chargé de demander s’ils ont des contraintes de temps. Cela vous permettra de changer l’ordre du jour de la réunion, pour traiter les différents points selon leur priorité.
Et si vous êtes participant seulement ?
Lorsque vous êtes participant à une réunion, il est important que vous soyez à l’heure, afin de ne pas pénaliser le planning de la réunion et le travail de l’organisateur. Au cas ou la réunion ne commence pas à l’heure, trouvez vous une activité à réaliser avant le début de la réunion. N’hésitez pas à prévenir de votre retard afin que l’on ne vous attende pas inutilement pour commencer une réunion.
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