De nos jours, la messagerie un devenu un outil de communication privilégié dans les Entreprises. Il permet de donner les instructions, consignes, poser des rendez-vous.
Avec la quantlogo_messagerieité d’information qui maintenant passe par la messagerie, il est primordial de savoir gérer sa messagerie afin de gérer ses messages, le travail à réaliser en les priorisant, les messages d’information.
Vous trouverez dans cet article quelques consignes qui vous aiderons au quotidien pour être plus productif et ne rien oublier.
Classement des messages
Afin de gérer au mieux sa boite aux lettres, il est nécessaire de passer par la création de dossiers de rangement. Ceci permettra de regrouper les messages par thème ou par expéditeur (projet A,Direction,Paul,…). Ensuite il ne faut as s’interdire de créer des sous-dossiers permettant un classement plus fin.
Par Exemple : Dossier : Equipe et Sous-dossier : Paul,Jacques,Nathalie
Gérer ses contacts :
Au fur et à mesure que votre liste de contact se rempli, afin d’avoir toutes les informations nécessaires, il est nécessaire de prendre les quelques minutes afin de renseigner l’ensemble de leur informations (nom,prénom, téléphones, adresse mail,adresse postal, fonction,….)
Cela permettra également de créer des listes de diffusions, qui pourront être utilisée afin d’envoyer avec un seul nom à l’ensemble des contacts concernés.
Nettoyer l’inutile :
Nos messageries sont très souvent surchargées par des messages parasites, qui ne vous donne pas ou très peu d’information ce qui vous fera perdre un temps précieux pour traiter les choses prioritaires. Faire un tri régulier permettra de vous concentrer sur les messages essentiels. Soit en classant les messages ou tout simplement en les supprimant.
Bannir les fautes d’orthographe :
Les fautes d’orthographe sont toujours gênantes dans les correspondances mails. Il est nécessaire de relire ses messages avant de les envoyer et d’utiliser un correcteur d’orthographe qui n’évitera pas toutes les fautes, mais signalera les grosses erreurs.
Utilisez le calendrier et les dates :
Afin d’organiser au mieux votre planning et les échéances, n’hésitez pas à vous bloquer des créneaux qui vous permettront  d’avancer sur vos dossiers et tenir des délais, et ne pas avoir un rendez-vous qui vient se greffer et qui vous empêchera d’avancer sur un dossier à remettre le lendemain.
 
Retrouver facilement un message :
Afin de faciliter la recherche des vos messages (envoyés et reçus), utiliser une codification du type Objet : [sujet] – titre pertinent exemple : [Bugdet 2014] – Validation budget prévisionnel
Cela permettre d’utiliser le moteur de recherche pour trouver tous les messages sur le budget voir celui de 2014 ou les buget prévisionnel si vous avez a comparer des budget d’une année à l’autre.
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