Animer une réunion

Cette article consiste à poser les bases pour animer une réunion. Pour écrire cette article, je me suis basé sur mes expériences ainsi que sur celles d’autres personnes au travers de discussions.reunions-efficaces
La première étape consiste à démarrer la réunion.
Pour bien démarrer une réunion, il faut que celle-ci soit bien organisée (heure,salle, matériel, ordre du jour). Un tour de table pour vérifier la présence et capter l’attention des participants.
Attendre ou forcer le silence pour commencer la réunion.
Introduire la réunion avec le sourire et l’ordre du jour en définissant le temps imparti pour celle-ci et éventuellement les coupures prévisionnelles. Il est important de respecter le début et la fin de réunion. Il n’y a rien de plus agaçant de devoir attendre les retardataires, plus la réunion réunie de personnes plus le temps perdu est grand en attendant les retardataires.
A notre époque de l’hyper connectivité, de plus en plus de personnes arrivent en réunion avec leur pc et/ou téléphone et sont en train durant la réunion de faire autre chose que de suivre la réunion. Cela signifie qu’elles ne sont pas attentives à la réunion et se pose la question de l’intérêt de leur présence. Afin d’attirer la concentration et l’attention de tous les participants, seul l’animateur de la réunion devrait disposer d’un PC pour projeter les information et le reste de l’auditoire ne devrait procéder qu’un crayon et bloc note.
Ensuite, une fois que celle-ci commence, il faut s’atteler à respecter l’horaire et l’ordre du jour de la réunion. Il faut éviter de réaliser un monologue et de faire participer l’auditoire en posant des questions ou faisant intervenir les participants en demandant leur avis, point de vue ou idée.
Afin que la réunion garde une cohérence par rapport à l’ordre du jour, s’assurer que les conversations restent associé à l’ordre du jour et que les participants ne réalisent pas une réunion dans la réunion en ce parlant entre voisin.
Au fur et à mesure de l’avancement de la réunion penser à reformuler les points clés pour s’assurer de la compréhension et reformuler pour que tous le monde est compris.
Au moment de clôturer la réunion (ordre du jour finalisé, heure de fin atteinte), il faut effectuer une synthèse de ce qui a été vu durant la réunion, des décisions prises, des tâches à réaliser (RACI) de la planification de la prochaine réunion et des attendus pour celle-ci. Définir la personne en charge du Compte-rendu et de rappeler les actions prises.
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